Werkprocedure in OTYS voor Vacaturehouders / Contactpersonen

Deze procedure blijft verlopen via Easy, via de tegel op Mijn IDB.

• ga naar mijn IDB; 
• ga naar Easy;
• kies werving en selectie;
• kies aanmelden vacatures.
  

In het OTYS-proces ontvangt de contactpersoon (1) e-mails als er een nieuwe kandidaat is of als de vacature afloopt. De vacaturehouder heeft dezelfde rechten in het systeem, maar krijgt geen e-mails, tenzij dit via “regels” in outlook is geregeld. De instructie hiervoor kun je opvragen via stel je vraag digitaal of door te bellen naar de servicedesk. Dit dus in tegenstelling tot het wervingsproces in Easy. Daar kregen zowel de contactpersoon als vacaturehouder signalen

Regelmatig krijgt recruitment vanuit de Zorg het verzoek om meerdere contactpersonen, inzage te geven in de Otys portal om zodoende de sollicitanten te kunnen beoordelen. Het recruitmentsysteem is dusdanig ingericht dat het, naast de contactpersoon én de vacaturehouder, uitsluitend mogelijk is om een derde persoon als contactpersoon toe te voegen. Echter, deze derde contactpersoon ontvangt geen e-mail als signaal op het moment er nieuwe sollicitanten worden aangeboden in de portal. Wel kan deze contactpersoon, net als de vacaturehouder inloggen in de portal en sollicitanten bekijken en beoordelen. Ook hier geldt dat dit via “regels” in outlook te organiseren is.
Van belang is dat bij elke toekomstige vacature-aanvraag, opnieuw wordt aangegeven wie er als contactperso(o)n(en) moet worden toegevoegd.

Als je een vacature hebt aangemeld, wordt de vacature door recruitment voorbereid voor publicatie. Als de vacature ook extern moet worden gepubliceerd, voegen we onder andere de juiste zoekcriteria toe en publiceren wij de vacature op www.werkenbijipsedebruggen.nl  
Ook wordt (net zoals nu) de vacature geplaatst op diverse aangesloten externe sites zoals Indeed en diverse zorgsites. Het is aan te raden de vacature via Social Media met een link naar de vacature op onze site te delen in je eigen netwerk. Hoe meer online links naar de vacature, hoe beter de vacature gevonden wordt door o.a. Google, maar natuurlijk ook in je eigen netwerk!

Zodra de vacature is gepubliceerd kun je inloggen op de OTYS Portal om de sollicitanten te beoordelen. Je gebruikersnaam en je wachtwoord worden de eerste keer dat je een vacature in OTYS aanmeldt per email toegestuurd. Indien je het wachtwoord bent vergeten, kun je dit opnieuw opvragen door een e-mail te sturen naar info@werkenbijipsedebruggen.nl.

Je kunt inloggen op de OTYS-portal via het rode slotje “Inloggen” rechtsboven op de homepage van www.werkenbijipsedebruggen.nl.

 

Na het inloggen kom je op de volgende pagina. Als je eerder een vacature hebt aangevraagd of hebt gesolliciteerd in OTYS, dan zie je het volgende:

Klik op vacaturehouder startpagina. En daarna op vacaturelijst

 

Je vacature staat in het blauw aangegeven. Als je daarop klikt zie je de volledige vacaturetekst.
Als deze niet meer gepubliceerd is, staat dat erbij:

 

Via de oranje knop “bekijk sollicitanten” zie je alle actieve kandidaten die in de OTYS-portal zijn voorgesteld.

 

Klik op de naam van de sollicitant. Je ziet de gegevens van de sollicitant en kunt de bijgevoegde bestanden openen.

De binnengekomen sollicitant staat in de selectiefase op “ beoordelen kandidaat” .

 

• Kies bij 2. Selectiefase je vervolgstap “Uitnodigen 1e gesprek” Klik op "opslaan"
• Er opent zich nu format-email die je moet aanpassen om de kandidaat uit te nodigen. Vul zelf alle details in en klik op verzenden.

 

Na het eerste gesprek kun je ook nog in de selectiefase kiezen voor uitnodigen 2e gesprek en uitnodigen arbeidsvoorwaardengesprek.

1. Kies bij "3. Resultaat" voor de juiste status.
2. Bij afwijzingen van kandidaten kun je bij opmerkingen aangeven waarom je de kandidaat wilt afwijzen en eventuele belangrijke informatie voor Recruitment. De sollicitaties worden verder afgehandeld door Recruitment. Sollicitanten voor begeleiders functies worden zo mogelijk doorbemiddeld naar andere vacatures door Recruitment. 
3. Wijs je een kandidaat af na gesprek, licht dit dan zelf toe aan de kandidaat en vermeld jouw indruk in het opmerkingenveld 
4. Afwijsbrieven zijn standaardbrieven vanuit de afdeling werving. De opmerkingen uit het opmerkingenveld zijn alleen bedoeld voor intern gebruik. Voor vragen over afwijzingen wordt doorverwezen naar de contactpersonen, zoals genoemd in de vacaturetekst
   

Neem je een externe sollicitant (dus iemand die nu nog niet werkzaam is bij IdB) in dienst? Maak dan een overeenkomst in EASY aan op de pagina "Mijn gegevens". Je kunt hier controleren of de medewerker al bekend is bij Ipse de Bruggen. In dat geval kies je voor "Opnieuw een overeenkomst" of "Extra overeenkomst" (deze maakt de huidige manager aan).

Is de kandidaat al medewerker bij Ipse de Bruggen? Neem contact op met de huidige manager om de overplaatsing of extra overeenkomst in EASY te regelen.

Voor de volledige werkwijze “in dienst melden” kijk je op mijn IDB:
https://easy.ipsedebruggen.nl/insite/file/download/default/D675C2B2477E1B2BF1A26FA829F129F4/Handleiding%20EASY%20Overeenkomsten%20-%20manager%20-%20juli%202016.pdf

Wat zijn matchcriteria?
Matchcriteria worden toegevoegd aan profielen van kandidaten en vacatures, waardoor recruitment een match maakt tussen passende kandidaten en vacatures. Alle sollicitanten vullen deze zelf in. Alle vacaturehouders doen dit bij het aanvragen van de vacature. Je moet dan denken aan standplaats, aantal uren per week, zorgopleiding, en doelgroep.

Mijn loginnaam wordt niet herkend of ik ondervind andere problemen met inloggen
Je bent waarschijnlijk niet als vacaturehouder of contactpersoon benoemd voor een openstaande vacature. Zou dit wel het geval moeten zijn? Vraag dan online nieuwe inloggegevens aan (zie ook bovenstaande procesbeschrijving). Kom je er niet uit? Neem dan contact op met de servicedesk of stel je vraag digitaal.

1. Ga naar
2. Vul bij "Wachtwoord vergeten" je IdB loginnaam in 
3. Druk op aanvragen 
4. Je ontvangt per email een instructie om een wachtwoord aan te maken